Bei der Autoarchivierung werden in einem vorgegebenen Zeitrahmen Outlook-Elemente (E-Mails,
Kalender, Journal, Aufgaben und Notizen) die älter als die von euch vorgegebene Zeit sind z.B.
14Tage in eine PST-Datei, Standardarchivdatei abgelegt. Diese Datei wird bei jeder Archivierung
mit den älterne Daten aktualisiert. Diese können bei Bedarf einfach wieder importiert werden.

Der Sinn der Autoarchivierung liegt eigentlich in Outlook mit einem Exchange Server Postfach.
Der Platz den das Postfaches auf dem Server benötigt, ist nicht unbegrenzt und kostet das
Unternehmen Geld. Um den Festplattenplatz auf dem Server gering zu halten, und damit meine
ich Outlook-Daten wie z.B. der Papierkorb oder gesendete Objekte die meistens ohne das der
Benutzer das weis, sich stark aufblähen, besteht die Möglichkeit diese alten Daten lokal auf dem
PC des Benutzer auszulagern. Damit nehmen diese keinen weiternen Platz am Server in Anspruch.
 
Standardmäßig ist der Intervall für die Autoarchivierung auf 14 Tage eingestellt. Dies hat zur
Auswirkung, dass beim Start von Outlook alle Elemente die älter als 14 Tage sind, automatisch
in den Archivordner verschoben werden. 

seit 2002: Ab Outlook 2002 besteht die Möglichkeit eine Standardeinstellung für die
Archivierung zu definieren, die dann für alle Odner gilt. Selbstverständlich können dann auch
noch für jeden einzelnen Ordner spezielle Einstellungen gemacht werden.

 Es kann wahlweise alles in eine Datei archiviert werden (archive.pst) - diese liegt im User-
profile) oder alternativ in verschiedene PST Archivdateien - dies bleibt euch überlassen! z.B
Kann nur für den Kalender eine eigene Archivdatei definiert werden.

 Die Archivfunktion (Autoarchivierung) ist KEIN Ersatz für eine Datensicherung! Leider ist die
archive.pst bei einem Crash der Outlook-Daten oftmal die letzte Rettung von wenigsten den
älternen Outlook-Daten ;-) Darum: Regelmäßig Daten sichern !!

Die Standardeinstellungen werden wie folgt geändert:

Im Menu "Extras" den Befehl "Optionen" und dann denn Reiter "Weitere"

Autoarchivierung bei Outlook 2000

"AutoArchivierung nach Bestätigung beginnen": Die Archivierung startet nur, wenn der Benutzer
diese bestätigt. Standardmäßig öffnet sich vor der Archivierung ein kleines Fenster, wo bestätigt
werden muß, dass die Archivierung beginnen kann.

"Abgelaufende Elemente bei AutoArchivierung löschen (nur E-Mail-Ordner)": Nur E-Mail-Elemente
werden endgültig gelöscht statt archiviert. Kalender, Notizen, Aufgaben werden archiviert.

"Standardarchivdatei": Der Speicherort auf der Festplatte oder Netzlaufwerk wo die Archivdatei
(archive.pst) abgelegt werden soll.

Outlook 2002/2003:

Im Menu "Extras" den Befehl "Optionen" und dann denn Reiter "Weitere"

Autoarchivierung bei Outlook 2002/2003:


2002/2003 "Archivordner in Ordnerliste anzeigen" Dieser Hacken bewirkt, dass der Archiv-
ordner in der Ordnerliste mit Angezeigt wird. Standardmäßig, liegt der Archivordner nur als
archive.pst Datei im Benutzerprofil und ist somit nicht automatisch für den Benutzer sichtbar.
(Man kann dann über "Datei" - "Öffnen" - "Outlook Datendatei" und dann die "archive.pst"
auswählen, denn Archiv-Ordner in die Ordnerliste einfügen!)

AutoArchivierung für einzelne Ordner ändern:

Bis auf den Kontakte-Ordner können alle Ordner mit Archivierung arbeiten.(Macht auch keinen
Sinn, Kontakte zu Archivieren?) Mit folgenden wenigen Schritten legt man die Archivierungs-
optionen für einzelne Ordner fest:

1. In der Ordnerliste den gewünschten Ordner markieren z.B. Kalender

2. Rechte Maustaste auf dem Kalender > Kontextmenü öffnet sich...

3. Nun "Eigenschaften" auswählen > Kalender  Eigenschaftenfenster öffnet sich...

4. Den Reiter "AutoArchivierung" aktivieren...

Hier kann man nun die nötigen Feineinstellungen für die Archivierung des Kalenders tätigen.
Ganz unten im Fenster, werden eventuelle Aufbewahrungsrichtlinien angezeigt, die vom 
Netwerk-Administrator im Netzwerk definiert werden. Dies ist nur relevant, in einem Firmen-
netzwerk.

Manuelle Archivierung:

Um einzelne Ordner oder auch alle Ordner unabhängig der Vorgaben manuell zu archivieren,
geht man wie folgt vor:

1. Im Menü "Datei" - den Befehl "Archivieren" anwählen...

2. Im Dialogfeld "Archivieren" die Option "Diesen Ordner und alle untergeordnenten Ordner 
    archivieren" auswählen. Nun kann im Listenfeld ein Ordner ausgewählt werden, der inklusive
    der Unterordner archiviert wierden soll.

3. Unter "Elemente archivieren, die älter sind als das gewünschte Datum" kann man festlegen,
    ab welcher Zeit die älteren Elemente archiviert werden sollen.

  


4. Der Hacken "Auch Elemente, für die "Keine AutoArchivierung" aktiviert ist" besagt, dass wenn
    Grundsätzlich der Kalender für die AutoArchivierung deaktiviert wurde, dieser trotzdem 
    archiviert wird.

5. "Archivdatei" - Der Ordner auf der Festplatte oder auf dem Netzlaufwerk, wo diese Archiv-
    datei abgelegt werden soll. Default:Userprofil